Quién decide sobre cada dato

• Los datos de tu empresa en la plataforma (correos, adjuntos, contactos de clientes y proveedores, RFQ, cotizaciones, precios, inventario): los tratamos por cuenta de la empresa cliente que contrata PartsWizzard. Esa empresa decide qué buzones e integraciones conecta, y le corresponde tener la base legal para hacerlo e informar a sus contactos cuando su ley lo pida. Los usamos sólo para prestarle el servicio.
• Los datos de quienes usan la plataforma o nos escriben (nombre, correo, uso de la cuenta, mensajes): los tratamos nosotros, para dar el servicio, administrar las cuentas y responder.

Qué datos tratamos

• Cuenta: nombre, correo, rol, empresa, contraseña (guardada con un hash irreversible) y preferencias como el idioma y el tema.
• Uso y seguridad: cada ingreso, con fecha, dirección IP y navegador; las acciones del registro de auditoría; quién de tu equipo está en línea.
• Correo conectado: de los buzones que tu empresa conecta (Gmail o IMAP) guardamos el cuerpo, las cabeceras, los remitentes y los destinatarios de cada mensaje, y sus adjuntos (PDF, imágenes, Word y Excel), con límites de cantidad y de tamaño. Al conectar un buzón de Gmail leemos su correo entrante de los últimos días que elige quien lo conecta (hasta 90) y el correo enviado desde él en los últimos 7 días; después, lo que va llegando y lo que se envía. Del correo enviado guardamos el texto, el asunto, el remitente y los destinatarios, sin los adjuntos, y no lo leemos con inteligencia artificial: sirve para mostrar qué ya se respondió y para registrar los seguimientos. En Gmail no modificamos, no movemos ni borramos correos del buzón. En un buzón IMAP marcamos como leídos los correos que traemos; no los movemos ni los borramos.
• Datos comerciales: RFQ, estudios de mercado, cotizaciones, órdenes, clientes, proveedores, precios, inventario y listas de precios que tu empresa carga o sincroniza, por ejemplo desde Google Sheets.
• Credenciales de integraciones, cifradas.
• Ubicación de tu empresa, si la cargas, para calcular la distancia a los proveedores.
• Aperturas de cotizaciones, como explica «Seguimiento de apertura».

Para qué los usamos

• Prestar el servicio: identificar RFQ y extraer sus datos, hacer estudios de mercado, preparar y enviar cotizaciones, ordenar los seguimientos y mostrar reportes.
• Proteger el servicio: seguridad, prevención de abuso y diagnóstico de errores.
• Escribirte sobre tu cuenta: códigos de verificación, invitaciones, restablecimiento de contraseña y avisos de sincronización.
• Cumplir la ley.

No vendemos datos personales, no usamos los datos de tu empresa para publicidad y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Inteligencia artificial

Para leer y clasificar correos, PDFs e imágenes, para el asistente de chat y para los borradores de seguimiento, enviamos el contenido necesario a la API de Claude, de Anthropic. Anthropic no usa lo que le enviamos por su API para entrenar sus modelos. Cuando un correo trae el enlace a la página de un proveedor, la plataforma puede abrirla y enviar una captura de esa página. Si tu empresa conecta su propia clave de Anthropic, esos pedidos van por la cuenta de tu empresa en Anthropic y se rigen por su propio contrato con Anthropic. Las hojas de cálculo de Excel y los documentos de Word adjuntos se leen sin inteligencia artificial.

Con quién compartimos datos

Sólo con los proveedores que necesitamos para prestar el servicio, y sólo lo necesario:

• Alojamiento: los servidores donde viven la plataforma, la base de datos y las copias de seguridad, en Estados Unidos.
• Anthropic: la lectura con inteligencia artificial descrita arriba.
• Google: el acceso a Gmail y a Google Sheets que tu empresa autoriza, y las tipografías que carga la aplicación (Google Fonts).
• Proton Mail: el envío de los correos de la plataforma: códigos, invitaciones y avisos.
• Stripe: el cobro de los planes. Los datos de tu tarjeta van directo a Stripe; nosotros no los guardamos.
• Sentry: el diagnóstico de errores. Puede recibir el identificador de un usuario y la dirección de correo del remitente de un mensaje que falló al procesarse.
• Las plataformas de mercado que tu empresa conecta, como ILS, PartsBase y The145: reciben las credenciales de tu empresa, las búsquedas de números de parte y las RFQ que envías por ellas.

Las cotizaciones y los correos a proveedores salen desde los buzones de tu empresa. También podemos compartir datos cuando la ley lo exija, o con quien adquiera Insighttech o su negocio, que queda sujeto a esta política.

Seguimiento de apertura

Cada cotización que envías desde PartsWizzard lleva una imagen invisible de un píxel. Cuando el destinatario abre el correo y su programa carga las imágenes, guardamos la fecha, la dirección IP y el navegador o programa de correo, para mostrarte si la cotización se abrió y cuándo. Los seguimientos no la llevan. Tu empresa es responsable de informar a sus destinatarios cuando su ley lo pida.

Datos de Google

El uso que PartsWizzard hace de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, cumple la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.

Qué le pedimos a Google y para qué:

• Leer Gmail (gmail.readonly): para leer el buzón que conecta cada usuario, como explica «Correo conectado». Clasificamos cada correo nuevo para distinguir solicitudes de cotización de clientes, cotizaciones de proveedores y respuestas a cotizaciones enviadas, y de ellos extraemos números de parte, cantidades, condiciones y los datos del comprador, también de los adjuntos.
• Enviar desde Gmail (gmail.send): para que las cotizaciones, los pedidos de precio a proveedores, los seguimientos y los avisos de que una solicitud no se cotiza salgan desde la dirección del vendedor. Cada uno sale de un clic del usuario en Enviar, o de una de dos reglas que activa un administrador de la empresa: la cotización automática, dentro de los topes que él fija, y el envío por correo a un proveedor cuando un pedido de precio hecho por un portal del sector vence sin respuesta o no se pudo enviar. Las dos vienen apagadas; fuera de ellas, la aplicación no envía nada por su cuenta.
• Leer Google Sheets (spreadsheets.readonly): un administrador puede conectar una hoja con la lista de precios y el inventario de su empresa. Leemos sólo esa hoja, en forma periódica y, si el administrador instala el disparador opcional, cada vez que se edita. Nunca escribimos en ella ni leemos otra.

En concreto, sobre esos datos:

• los usamos sólo para las funciones de PartsWizzard que tu empresa usa;
• los transferimos sólo a los proveedores de esta política, para dar esas funciones, por seguridad o cuando la ley lo exige;
• no los usamos para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial;
• nadie de Insighttech los lee, salvo: con tu permiso, para mensajes concretos, por ejemplo para resolver un pedido de soporte; cuando hace falta por seguridad, para investigar un abuso o un incidente; o cuando la ley lo exige;
• podemos analizarlos en forma agregada y anónima para operar el servicio, por ejemplo para contar en qué unidades llegan los pedidos, sin que nadie lea un correo.

Puedes quitarle a PartsWizzard el acceso a tu cuenta de Google cuando quieras, desde los permisos de tu cuenta de Google. En la aplicación, un administrador puede desactivar o eliminar un buzón y desconectar Google Sheets; qué pasa con los datos en cada caso está en «Cuánto tiempo los guardamos».

Este sitio y la aplicación

Este sitio no usa cookies ni herramientas de analítica, y no carga nada de otros servidores. Guarda en tu navegador sólo tres preferencias: el idioma, el tema y si pausaste la animación. Si nos escribes, usamos tu correo para responderte.

La aplicación usa una cookie para mantener tu sesión y guarda en el navegador el token de acceso y tus preferencias.

Cuánto tiempo los guardamos

• Datos de tu empresa: mientras la cuenta esté activa. Si un administrador desactiva un buzón, dejamos de leerlo, y sus correos se conservan hasta que lo elimina permanentemente, lo que borra sus correos, sus adjuntos y las solicitudes que salieron de ellos. Si el buzón es de Gmail, al desactivarlo o eliminarlo le pedimos a Google que revoque el acceso, salvo que otra conexión con la misma cuenta de Google lo siga usando. El acceso que guardamos para ese buzón se borra cuando la revocación termina. Si desconecta Google Sheets, borramos el acceso guardado y dejamos de leer la hoja; los precios y el inventario ya cargados quedan, como el resto de los datos de tu empresa.
• Registro de auditoría: los ingresos fallidos, 90 días; las acciones de mayor volumen, 2 años; el resto, mientras exista la cuenta.
• Copias de seguridad: 14 días.
• Registros de los servidores: unos 4 meses.
• Al cancelar: si nos lo pides por correo, te enviamos una copia de los datos de tu empresa y los borramos dentro de 30 días. Las copias de seguridad que los contengan se borran solas en los 14 días siguientes.

Tus derechos

Puedes pedirnos acceso a tus datos personales, que los corrijamos o los borremos, o una copia, y puedes oponerte a un uso. Escríbenos a [email protected]; respondemos dentro de 30 días. Si tus datos están en la plataforma porque una empresa cliente los cargó (por ejemplo, porque eres contacto de un cliente suyo), dirige tu pedido a esa empresa, o escríbenos y se lo hacemos llegar. Según dónde vivas, también puedes reclamar ante la autoridad de protección de datos de tu país.

Transferencias internacionales

Insighttech y los servidores de PartsWizzard están en Estados Unidos, y algunos proveedores tratan datos en otros países. Si usas el servicio desde fuera de Estados Unidos, tus datos se transfieren a Estados Unidos y a esos países, con las protecciones de esta política.

Menores

El servicio es para empresas y no está dirigido a menores de 18 años.

Cambios

Si cambiamos esta política de un modo que importe, te avisamos por correo o en la aplicación antes de que el cambio valga. La fecha de arriba indica la última versión. Si la versión en español y la versión en inglés difieren, prevalece la versión en inglés.

Contacto

Insighttech LLC, Miami, Florida, Estados Unidos. [email protected]

Who decides about each piece of data

• Your company’s data in the platform (emails, attachments, customer and supplier contacts, RFQs, quotes, prices, inventory): we handle it on behalf of the customer company that subscribes to PartsWizzard. That company decides which mailboxes and integrations it connects, and it is up to that company to have the legal basis to do so and to inform its contacts where its law requires it. We use that data only to provide the service to it.
• The data of people who use the platform or write to us (name, email, account usage, messages): we handle it ourselves, to provide the service, manage accounts and reply.

What data we handle

• Account: name, email, role, company, password (stored as an irreversible hash) and preferences such as language and theme.
• Usage and security: each sign-in, with date, IP address and browser; the actions in the audit log; who on your team is online.
• Connected email: from the mailboxes your company connects (Gmail or IMAP) we store the body, headers, senders and recipients of each message, and its attachments (PDF, images, Word and Excel), within count and size limits. When a Gmail mailbox is connected, we read its incoming mail for the number of past days the person connecting it chooses (up to 90) and the mail sent from it in the last 7 days; after that, what arrives and what is sent. Of the mail sent, we keep the text, the subject, the sender and the recipients, without attachments, and we do not read it with artificial intelligence: it shows what has already been answered and records the follow-ups. In Gmail we never modify, move or delete email in the mailbox. In an IMAP mailbox we mark the emails we fetch as read; we never move or delete them.
• Commercial data: RFQs, market studies, quotes, orders, customers, suppliers, prices, inventory and price lists that your company uploads or syncs, for example from Google Sheets.
• Integration credentials, encrypted.
• Your company’s location, if you enter it, to compute the distance to suppliers.
• Quote opens, as explained under “Open tracking”.

What we use it for

• To provide the service: identify RFQs and extract their data, run market studies, prepare and send quotes, organize follow-ups and show reports.
• To protect the service: security, abuse prevention and error diagnosis.
• To write to you about your account: verification codes, invitations, password resets and sync notices.
• To comply with the law.

We do not sell personal data, we do not use your company’s data for advertising and we do not use it to train artificial intelligence models.

Artificial intelligence

To read and classify emails, PDFs and images, for the chat assistant and for follow-up drafts, we send the content needed to the API of Claude, by Anthropic. Anthropic does not use what we send through its API to train its models. When an email links to a supplier’s page, the platform may open it and send a capture of that page. If your company connects its own Anthropic key, those requests go through your company’s Anthropic account and are governed by its own agreement with Anthropic. Attached Excel spreadsheets and Word documents are read without artificial intelligence.

Who we share data with

Only with the providers we need to provide the service, and only what is needed:

• Hosting: the servers that run the platform, the database and the backups, in the United States.
• Anthropic: the AI reading described above.
• Google: the access to Gmail and Google Sheets that your company authorizes, and the fonts the app loads (Google Fonts).
• Proton Mail: sending the platform’s emails: codes, invitations and notices.
• Stripe: billing for the plans. Your card details go straight to Stripe; we do not store them.
• Sentry: error diagnosis. It may receive a user’s identifier and the sender’s email address of a message that failed to process.
• The marketplaces your company connects, such as ILS, PartsBase and The145: they receive your company’s credentials, part-number searches and the RFQs you send through them.

Quotes and emails to suppliers go out from your company’s mailboxes. We may also share data where the law requires it, or with whoever acquires Insighttech or its business, who remains bound by this policy.

Open tracking

Each quote you send from PartsWizzard carries an invisible one-pixel image. When the recipient opens the email and their mail program loads images, we record the date, the IP address and the browser or mail program, to show you whether and when the quote was opened. Follow-ups do not carry it. Your company is responsible for informing its recipients where its law requires it.

Google data

PartsWizzard’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

What we ask Google for, and what for:

• Read Gmail (gmail.readonly): to read the mailbox each user connects, as explained under “Connected email”. We classify each new email to tell customer quote requests, supplier quotes and replies to quotes already sent apart, and from them we extract part numbers, quantities, conditions and the buyer’s details, from attachments too.
• Send from Gmail (gmail.send): so that quotes, price requests to suppliers, the follow-ups and the notices that a request will not be quoted go out from the salesperson’s address. Each one goes out from a user’s click on Send, or from one of two rules an administrator of the company turns on: automatic quoting, within the limits they set, and an email to a supplier when a price request made through an industry marketplace expires unanswered or could not be sent. Both are off by default; outside them, the app sends nothing on its own.
• Read Google Sheets (spreadsheets.readonly): an administrator can connect one spreadsheet with their company’s price list and inventory. We read only that spreadsheet, on a schedule and, if the administrator installs the optional trigger, each time it is edited. We never write to it or read any other one.

Specifically, about that data:

• we use it only for the PartsWizzard features your company uses;
• we transfer it only to the providers in this policy, to provide those features, for security or where the law requires it;
• we do not use it for advertising or to train artificial intelligence models;
• no one at Insighttech reads it, except: with your permission, for specific messages, for example to resolve a support request; when it is needed for security, to investigate abuse or an incident; or where the law requires it;
• we may analyze it in aggregated, anonymized form to run the service, for example to count in which units requests arrive, without anyone reading an email.

You can remove PartsWizzard’s access to your Google account at any time from your Google Account permissions. In the app, an administrator can deactivate or delete a mailbox and disconnect Google Sheets; what happens to the data in each case is under “How long we keep it”.

This site and the app

This site uses no cookies or analytics tools, and loads nothing from other servers. It keeps only three preferences in your browser: the language, the theme and whether you paused the animation. If you write to us, we use your email to reply.

The app uses a cookie to keep your session and stores the access token and your preferences in the browser.

How long we keep it

• Your company’s data: while the account is active. If an administrator deactivates a mailbox, we stop reading it, and its emails stay until they delete it permanently, which deletes its emails, their attachments and the requests that came from them. If the mailbox is a Gmail one, when it is deactivated or deleted we ask Google to revoke the access, unless another connection with the same Google account still uses it. The access we store for that mailbox is deleted when the revocation ends. If they disconnect Google Sheets, we delete the stored access and stop reading the spreadsheet; the prices and inventory already loaded stay, like the rest of your company’s data.
• Audit log: failed sign-ins, 90 days; the highest-volume actions, 2 years; the rest, while the account exists.
• Backups: 14 days.
• Server logs: about 4 months.
• On cancellation: if you ask us by email, we send you a copy of your company’s data and delete it within 30 days. Backups that contain it are deleted on their own within the following 14 days.

Your rights

You can ask us for access to your personal data, to correct or delete it, or for a copy, and you can object to a use. Write to [email protected]; we reply within 30 days. If your data is in the platform because a customer company uploaded it (for example, because you are a contact of one of its customers), send your request to that company, or write to us and we will pass it on. Depending on where you live, you can also complain to your country’s data protection authority.

International transfers

Insighttech and PartsWizzard’s servers are in the United States, and some providers handle data in other countries. If you use the service from outside the United States, your data is transferred to the United States and to those countries, with the protections of this policy.

Minors

The service is for businesses and is not directed at anyone under 18.

Changes

If we change this policy in a way that matters, we notify you by email or in the app before the change takes effect. The date above shows the latest version. If the Spanish and English versions differ, the English version prevails.

Contact

Insighttech LLC, Miami, Florida, United States. [email protected]